Videokonferenz: Vier Tipps für Dein erfolgreiches Online Meeting

Videokonferenz: Vier Tipps für Dein erfolgreiches Online Meeting

Zoom, MS Teams, Slack, Skype und Co: Nach gut zwei Jahren Pandemie und damit verbundenem Homeoffice sind Videokonferenzen in der Arbeitswelt fest etabliert. Aber was macht ein gutes Meeting aus? Wie genau läuft das ab? Einfach Laptop aufklappen, Zoom öffnen und loslegen reicht manchmal eben nicht aus. In diesem Beitrag verraten wir Dir daher unsere vier Top-Tipps für ein erfolgreiches digitales Meeting.

Tipps für Dein Online Meeting: richtige Hardware-Einstellungen

Ein elementarer Punkt für eine stimmige Videokonferenz ist ein gutes Setting der Hardware. Dabei ist wichtig, dass Deine Kamera nicht zu nah am eigenen Gesicht ist, aber auch nicht allzu weit entfernt. Grundsätzlich sollten Dein Kopf und das erste Drittel Deines Oberkörpers sichtbar sein. Auch vom Mikrofon solltest Du nicht zu weit weg sitzen, damit der Ton gut empfangen wird. Sitzt Du jedoch zu nah am Mikrofon, kann der Ton schnell übersteuern.

Die Kamera sollte etwa auf Deiner Augenhöhe sein, sonst schauen die anderen Teilnehmenden grundsätzlich in Dein verzerrtes Gesicht aus einer Perspektive von unten nach oben. Falls Du eine im Laptop eingebaute Kamera verwendest, nutze eine Laptoperhöhung. Tipp: Es muss nicht unbedingt eine hochwertige und teure Laptophalterung sein, Du kannst auch kreativ werden und beispielsweise ein dickes Buch verwenden. 

Grundsätzlich - und besonders, wenn Du ein externes Mikrofon oder eine externe Kamera verwendest - solltest Du vor dem Meeting einen Test durchführen. Das kannst Du ganz einfach in den jeweiligen Einstellungen der Videokonferenz-Softwares machen.

Kamera und Ton müssen übrigens nicht die gesamte Zeit während eines Meetings laufen. Das Ausschalten Deines Mikrofons außerhalb der Sprechzeit ist wichtig, um störende Hintergrundgeräusche während der Konferenz zu vermeiden. Es gilt: Wer das Wort ergreift, muss einfach die Kamera und das Mikrofon vorher per Mausklick wieder einschalten. 

Und noch ein Tipp: Wenn Du eine Präsentation teilst, ist ein zweiter Bildschirm praktisch, um weiterhin die Meeting-Teilnehmer:innen und gleichzeitig die Präsentation zu sehen. 

Videokonferenz

Tipps für Dein Online Meeting: Tagesordnung festlegen

Eine Tagesordnung ist in Online-Meetings das A und O. Was bei realen Meetings vielleicht nicht immer notwendig war, ist bei Videokonferenzen besonders wichtig geworden. Warum? Durch das Homeoffice fehlt das kurze Gespräch an der Kaffeemaschine oder in der Mittagspause mit Deinen Kolleg:innen. Damit Ihr Euch in digitalen Meetings nicht mit Plauderei aufhaltet und alle notwendigen Dinge vernünftig abarbeiten könnt, hilft eine Tagesordnung und gibt dem Meeting die notwendige Struktur.

Nach circa 45 Minuten solltest Du eine kurze Pause einplanen. Nicht ohne Grund sind Schulstunden auf diese Zeit beschränkt, weil danach oft die Konzentration nachlässt. Falls Dein Meeting länger dauern muss, solltest Du mehr-minütige Pausen zwischendurch einplanen, sodass alle Teilnehmer:innen aufstehen, einen Tee holen oder sich die Füße vertreten können – ganz wie im realen Leben. Die regelmäßigen Pausen helfen Dir außerdem dabei, die sogenannte Zoom Fatigue vorzubeugen. 

Tipp: Als letzten Tagesordnungspunkt kannst Du unter dem Punkt „Verschiedenes“ die fehlenden Flurfunk-Gespräche nachholen - natürlich fakultativ: Wer direkt weiterarbeiten will, kann das tun, alle anderen können noch fünf bis zehn Minuten schnacken.

Tagesordnung

Tipps für Dein Online Meeting: stabile Internetverbindung

Eine Online-Konferenz findet, es mag Dich überraschend, im Internet statt. Du brauchst also eine Internetverbindung. „Na, ist doch logisch?!“, sagst Du? Auf den ersten Blick sicherlich. Oft kommt es aber zu eingefrorenen Videos, Rausfliegen einzelner Teilnehmer:innen oder gelegentlich sogar zum gesamten Zusammenbruch des Meetings. Die Lösung? Eine wirklich stabile und belastbare Internetverbindung.

Statt Dein WLAN über mehrere Repeater in die hinterste Ecke zu verlängern, kann es notwendig sein, die Nähe zum Router zu suchen. Alternativ kann DLAN effektiver sein, als ein Repeater. Auch eine kabelgebundene Verbindung kann helfen. Grundsätzlich kannst Du die Stärke Deiner Verbindung mit Speedtestern im Internet überprüfen. Optimalerweise sollte Deine Verbindung bei mindestens (!) 2,5 MBit/s im Upload und 4 MBit/s im Download liegen.

Tipps für Dein Online Meeting: eindeutige interne Kommunikation

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft auch die interne Kommunikation. Im Büro war es einfach spontane Meetings einzuberufen, indem Du Deine Kolleg:innen den Flur entlang dazu einberufen hast. Das mag auf den ersten Blick im Home Office zwar auch der Fall sein, ist es aber nicht, da einige Deiner Kolleg:innen beispielsweise parallel Kinder betreuen müssen.

Wichtig für einen reibungslosen Ablauf ist, dass Du bereits vor dem Beginn des Meetings bereits den Meetingraum erstellst, damit Du genug Puffer hast für technische Schwierigkeiten. Falls mehrere Personen beispielsweise ihren Bildschirm teilen müssen, solltest Du diesen Personen ebenso Co-Host-Rollen zuweisen, damit sie die nötigen Berechtigungen haben.

Zu guter Letzt solltest Du zu Beginn des Meetings Deine Kolleg:innen darauf hinweisen ihre Mikrofone (und ggf. Kameras) zu muten. Dann steht Deinem Online-Meeting nichts mehr im Wege.

 

Stand: 02. Februar 2022

 

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